仕事と育児・家事を行っていくうえで、大きな障害の一つが「残業」ではないでしょうか。
残業してしまうと、それだけで１日のうち大きな時間を失ってしまいます。
そこで、今回は
『【今日からできる】手帳を活用して残業を減らす方法』についてです。
手帳での自己管理の延長で始めたことですが、簡単で効果大です！
こんな方に向けた紹介です。
・残業時間を減らしたい人
・育児などで定時で仕事を終わらせなくちゃいけない人
・なぜだか残業が多い人
そんな悩みに少しでも参考になるような内容です。
こんな私が紹介しています。
基本、面倒くさがりやな性格でしたが、2015年から同じ手帳を使い続けています！
手帳が趣味であり、生活の基盤となっています。
１日、１週間、１か月ごとに振り返りすることで、漠然とした不安がなくなり、
充実した毎日が過ごせています。
詳しくは、コチラ（自己紹介）をご覧ください。
結論
さっそくですが、結論です。
- 業務が始まる時間と終わる時間に線を引く
- 業務の作業時間を記録する
- 残業時間を記録する
では、解説です。
どうやって残業を減らすのか
そもそも残業には、疲れる・自分や家族の時間がなくなるといった大きなデメリットがあります。
ですので、残業せずに就業時間内にいかに効率よく業務を終わらせるかはとても重要です。
よく残業を減らす方法として、「残業しない」と決める・宣言する
といったアドバイスを耳にします。
宣言することで、時間意識が高まり、残業しないことになるのですが・・・
そこで、行動を伴わせるためには、
今の状況を把握＝行動ログをつけることが有効です。
やることといえば、手帳の行動ログを書くだけ。
ですので、簡単で誰でもできます。
それでいて気づけば残業も削減されていきます。
手帳で残業時間を減らすための書き方
では、実際に手帳に書くべき内容です。
業務が始まる時間と終わる時間に線を引く
まず、週間の予定が書き込めるウィークリーページで
始業時間と就業時間に線を引きます。
目的は、使える時間を意識するために、働く時間を視覚化します。
視覚化したうえで、「この線の中で仕事を終わらす」ことを意識します。
意識してみると、時間は意外とあると感じるかと思います。
業務の所要時間を記録する
続いては、日々の業務の行動ログを書き留めます。
書き留めるべきことは、「業務の所要時間」です。
何にどれくらいの時間がかかっているのかを把握することで
無駄に気づき、より短い時間で終わらせる改善が可能になります。
把握していくうえで重要なのが、業務の内容によって、コントロールできる時間かどうかを意識することです。
具体的には、
- 作業している時間（資料作りなど）：コントロール可能
- 打ち合わせしている時間（会議など）：コントロール不可能
自分でコントロール可能な時間は、すぐに改善ができます。
反対に、コントロールできないものは、改善が難しいです。
まずは、ご自身の１日を振り返ってみて、どちらの時間が多いかを把握してみてください。
記録の取り方としても、このふたつを区別することがオススメです。
実際には、記号（●）と枠の種類（実線か点線）で区分けしています。
残業時間を記録する
最後に把握すべきは、残業時間です。
残業時間は日・週・月単位で把握します。
日ごとの残業記録
実際に業務が終わったら、その最後の作業の下に時間を記録します。
記録する内容は
・仕事が終わった時間
・残業時間
・その月の総残業時間
また、働いた時間をより意識するために、
時間軸に仕事した時間まで線を引きます。
元々引いていた線をはみ出た部分が残業です。
決めていた線を越えるのは、心理的にも抵抗があるので、より残業削減に向けて意識が高まります。
週ごとの残業記録
ウィークリーの左下のスペースを活用して、その週の残業時間を明記します。
単に数字を書いてもいいのですが、
オススメは円グラフでより視覚的に表現します。
円を２つ書いているのは、減らしたい残業時間と増やしたいプライベートな時間です。
残業の円グラフが小さくなると、やりたいことの円グラフが大きくなります。
かなり継続のモチベーションにつながります。
月ごとの残業記録
最後は、月ごとの記録です。
ここはシンプルに、マンスリーページの空いているスペースに書きます。
・月間の残業時間
・年間の残業時間
日ごと、週ごとの積み重ねが月ごとになります。
トータルでの時間を把握できるようにします。
まとめ
以上、『【今日からできる】手帳を活用して残業を減らす方法』についてでした。
- 業務が始まる時間と終わる時間に線を引く
- 業務の作業時間を記録する
- 残業時間を記録する
- 時間を意識することで、行動が変わる
- 自分がコントロールできることの時間を把握する
- 残業時間を数字で見えるようにする
手帳で行動ログをつけるだけで今日からできる方法です。
自分が使える時間を意識することで、行動が変わってきます。
結果、就業時間内に業務を終わらせることにつながります。
単なる記録の域を超え、実際の効果としても体感できるオススメの手帳の活用です。
ぜひ試してみください。
